مستندسازی چیست؟ انواع، فایده‌ها و روش درست نوشتن

مستندسازی چیست؟

مستندسازی تبدیل دانش و تصمیم‌ها به متنی است که دیگران بتوانند پیدایش کنند و بخوانند. هر سازمانی بدون آن به حافظهٔ آدم‌ها وابسته است: وقتی کسی می‌رود، چیزی که فقط او می‌دانست هم می‌رود.

انواع مستندات

فایده‌های مستندسازی

• هم‌تیمی تازه سریع‌تر راه می‌افتد و از دیگران کمتر می‌پرسد.
• دانش با رفتن یک نفر از بین نمی‌رود.
• تصمیم‌ها و دلیلشان ثبت می‌شود و بحث‌ها تکرار نمی‌شود.
• پشتیبانی و فروش جواب‌ها را از یک منبع می‌گیرند.
• کیفیت بالا می‌رود: نوشتن مشکل‌های فکرنکرده را آشکار می‌کند.

اصول نوشتن مستندات خوب

1. برای خواننده بنویسید، نه برای رضایت خودتان: او کیست و چه می‌خواهد بفهمد؟
2. کوتاه و ساختارمند: عنوان‌های روشن، فهرست و جدول به‌جای متن پیوسته.
3. یک منبع حقیقت: یک موضوع در یک جا، نه در سه سند ناهماهنگ.
4. عنوانی که کسی در جست‌وجو می‌نویسد، نه اسم داخلی.
5. هر صفحه مسئول داشته باشد تا کسی به‌روزش کند.

مستندات چطور کهنه نمی‌شود؟

مستندات وقتی کهنه می‌شود که جدا از کار باشد. اگر سند به تسک و آیتم نقشهٔ راه وصل باشد، وقتی کار تمام می‌شود یادتان می‌آید سند را هم به‌روز کنید. صفحهٔ بی‌مصرف را حذف کنید؛ مستند قدیمی از نبودن مستند بدتر است، چون گمراه می‌کند.

ابزار مستندسازی

برای مستندات می‌توان از ویکی، سند اشتراکی یا مخزن کد استفاده کرد. ویکی برای سندهای مرتبط به هم و قابل‌جست‌وجو مناسب است؛ سند اشتراکی برای متن تکی؛ مخزن کد برای مستندات فنی که کنار کد نگه داشته می‌شود. نکتهٔ مهم این است که تیم واقعاً آن را باز کند.

مستندسازی در مسیر

مستندات مسیر یک ویکی است: فضا و درخت صفحه‌ها، نوشتن با Markdown، تاریخچهٔ نسخه‌ها و جست‌وجو در همهٔ صفحه‌ها. سند به آیتم نقشهٔ راه یا تسک وصل می‌شود تا هرکس از کار به سندش برسد و برعکس. از روی یک سند هم دستیار هوشمند پیش‌نویس تسک‌ها را می‌نویسد و پس از مرور و تأیید شما ساخته می‌شوند.